En España, una notificación oficial de la Administración puede tener consecuencias importantes: una multa, una liquidación tributaria, un requerimiento para aportar documentación o un plazo para presentar alegaciones o recurso. El problema es que muchas personas nunca llegan a ver realmente esa notificación.
particulares todavía suelen recibir muchas notificaciones oficiales por correo postal. Los empresarios, las sociedades y los ciudadanos que hayan optado por la vía electrónica reciben las notificaciones normalmente por medios digitales. En ambos casos pueden surgir problemas: una carta que no se entrega, un correo electrónico que acaba en la carpeta de spam o una persona que no sabe que tiene una notificación pendiente en un portal oficial. Aun así, en determinados casos la Administración puede considerar que la notificación ha sido practicada oficialmente. Ahí es donde empiezan muchos problemas. Por eso conviene detenerse un momento en este tema y entender bien qué consecuencias puede tener.
Comunicación y requisitos para los ciudadanos particulares
Cuando la Administración notifica oficialmente asuntos importantes a ciudadanos particulares, debe cumplir ciertos requisitos estrictos para intentar garantizar que la notificación llegue efectivamente al destinatario. La notificación debe intentarse de forma personal, por ejemplo mediante entrega postal con constancia de recepción, y deben realizarse al menos dos intentos de entrega personal. Si la entrega personal no se consigue, la Administración debe publicar un anuncio en el Boletín Oficial del Estado, conocido como BOE, para citar o notificar al ciudadano por esa vía. Tras la publicación, la Administración puede considerar que el ciudadano ha sido oficialmente notificado y puede atribuir consecuencias jurídicas a la falta de respuesta.
El ciudadano particular puede optar por la comunicación electrónica, que es obligatoria para empresarios y personas jurídicas. Hay que tener cuidado, porque a veces, consciente o inconscientemente, se marca una casilla mediante la cual el ciudadano acepta la comunicación electrónica. A partir de ese momento, deja de utilizarse la vía en papel y la comunicación entre la Administración y el ciudadano pasa a realizarse por medios electrónicos.
Comunicación y requisitos para empresarios y personas jurídicas
Los empresarios, las personas jurídicas y los ciudadanos que hayan optado por ello reciben las notificaciones por vía electrónica. La Administración deposita la notificación en un portal. Desde ese portal se envía un correo electrónico al destinatario avisando de que la notificación está disponible. A continuación, el destinatario debe acceder al portal para recoger y leer la notificación.
Estos correos suelen proceder de un servidor de DEHú, siglas de Dirección Electrónica Habilitada Única, el portal electrónico central para notificaciones oficiales de las administraciones públicas españolas. Otro sistema relacionado es Red SARA, una infraestructura pública utilizada para la tramitación de comunicaciones administrativas. Sin embargo, no todas las administraciones están integradas en este sistema.
Para poder recoger una notificación electrónica es necesario disponer de una llamada “firma digital” o “certificado de usuario”. Se trata de un pequeño archivo informático, normalmente con extensión *.p12, que se instala en el ordenador. Con ello se integra un certificado digital en un navegador como Google Chrome o Microsoft Edge. Ese certificado puede utilizarse después para identificarse en páginas web de la Administración.
A la firma digital suele estar vinculado un correo electrónico, y la Administración utilizará ese correo para enviar avisos relacionados con notificaciones. Conviene prestar atención a estos remitentes:
- dehu@correo.gob.es
- DEHú / RedSARA
También conviene estar atento a textos como: “Aviso puesta a disposición de nueva notificación”.
Desde el momento en que la notificación se pone a disposición en el portal electrónico —un momento que normalmente es anterior a la recepción del correo electrónico de aviso— se dispone de 10 días para acceder con la firma digital y aceptar la notificación. Si no se accede dentro de ese plazo, el órgano administrativo correspondiente puede considerar la notificación como practicada y los plazos pueden empezar a correr. Si no se responde, se pueden perder oportunidades importantes: presentar alegaciones, formular un recurso o reclamar un derecho.
Problemas frecuentes
Ya se ve el problema. Si la entrega personal no se realiza correctamente o el correo electrónico del portal no llega, la notificación puede no llegar nunca al destinatario. Y esto ocurre con frecuencia.
En el caso de las notificaciones postales o personales, uno de los primeros problemas es que en España no existe una base de datos única, actualizada y centralizada de domicilios de los ciudadanos. A menudo hay una mezcla de direcciones distintas en diferentes organismos públicos.
Otro problema es que en muchas zonas, especialmente en urbanizaciones nuevas o áreas situadas fuera de los núcleos urbanos, donde residen muchos extranjeros, el correo postal no se entrega correctamente. En algunos casos pueden pasar años hasta que Correos incorpora una zona a sus rutas de reparto de forma regular.
También existen muchas críticas al sistema electrónico, que a menudo se percibe como inseguro o poco fiable. El correo electrónico de aviso puede acabar en la carpeta de spam. Además, con frecuencia los certificados digitales son solicitados por asesores o intermediarios, que introducen su propio correo electrónico en lugar del correo del cliente. De esa forma, las notificaciones pueden llegar a la persona equivocada.
También se producen muchos problemas en transmisiones de empresas o cambios de administradores. El certificado digital existente puede quedar revocado automáticamente, mientras que el nuevo todavía no puede solicitarse. Algo parecido puede ocurrir en procesos de liquidación de sociedades: una vez que la sociedad deja de estar inscrita, el certificado digital ya no puede renovarse.
Además, en realidad no existe una única “bandeja de entrada” central que garantice la recepción de todas las notificaciones oficiales de todas las administraciones españolas. DEHú está concebida como un sistema central, pero en la práctica es más seguro verla como el principal punto de concentración de notificaciones, no como una garantía absoluta de que todo aparecerá allí. Algunas administraciones utilizan además, o incluso exclusivamente, su propia sede electrónica o portales específicos, como la Agencia Tributaria, la Seguridad Social o la Dirección General de Tráfico. Por eso, en caso de duda, también conviene revisar el portal propio del organismo correspondiente.
Por último, también hay delincuentes que imitan este tipo de comunicaciones, haciendo creer al destinatario que ha recibido una notificación oficial cuando en realidad se trata de un intento de fraude. Por eso hay que comprobar bien el remitente, no hacer clic en cualquier enlace y acceder siempre a través de la página oficial del portal indicado.
Consejos prácticos
- Comprueba que tus domicilios y datos de contacto para notificaciones están correctamente registrados ante los organismos más importantes.
- Revisa periódicamente si tienes notificaciones pendientes en DEHú.
- Asegúrate de que el correo electrónico vinculado a tu firma digital es correcto. No permitas que tu firma digital quede vinculada al correo electrónico de un asesor sin acuerdos claros.
- Reenvía inmediatamente cualquier aviso de DEHú a tu asesor o abogado. No esperes hasta el día 9 o 10: a veces el certificado, el navegador o el propio portal no funcionan correctamente.
Recuperación de notificaciones no recibidas
Si una notificación de la Administración no te ha llegado, pero aun así ha producido consecuencias jurídicas, el asunto no siempre está perdido. Existe abundante jurisprudencia sobre notificaciones incorrectas o practicadas sin la debida diligencia. Si la Administración no ha actuado con el cuidado exigible, en algunos casos las consecuencias pueden revertirse. Pero hay una regla importante: no esperar. Cuanto antes se reaccione, mayor será la posibilidad de corregir la situación.
Federico Espinosa