In Spanje kan een officieel bericht van de overheid grote gevolgen hebben: een boete, een belastingaanslag, een verzoek om stukken of een termijn om bezwaar te maken. Het probleem is dat veel mensen zo’n bericht nooit echt onder ogen krijgen.
Particulieren ontvangen officiële berichten vaak nog per post. Ondernemers, rechtspersonen en burgers die daarvoor kiezen, krijgen berichten meestal digitaal. In beide gevallen kan het misgaan: een brief wordt niet bezorgd, een e-mail verdwijnt in de spam of iemand weet niet dat er een bericht in een officieel portaal klaarstaat. Toch kan de overheid in bepaalde gevallen doen alsof het bericht officieel is bezorgd. Juist daar gaat het vaak mis. Vandaar het belang om even stil te staan bij dit onderwerp en goed op te nemen welke gevolgen dit kan hebben voor je.
Communicatie en voorschriften burger
De overheid moet bij het officieel berichten van belangrijke zaken aan burgers voldoen aan een strenge eis om ervoor te waken dat het bericht de burger bereikt. Het bericht moet persoonlijk overhandigd worden (bijvoorbeeld via de postbode die ontvangst moet bevestigen) en er moeten minimaal 2 pogingen ondernomen worden om die persoonlijke overhandiging te bereiken. Als de persoonlijke overhandiging niet is gelukt moet de overheid een bericht plaatsen in het Staatsblad (Boletín Oficial del Estado, of afgekort BOE) om op die manier de burger op te roepen. Na publicatie mag de overheid ervan uitgaan dat de burger ‘officieel’ in kennis is gesteld en consequenties verbinden aan het niet reageren door de burger op het bericht.
De burger mag opteren voor elektronische communicatie, die verplicht is voor ondernemers en rechtspersonen. Let op, want soms wordt er bewust of onbewust een hokje aangekruist op grond waarvan de burger aangeeft te opteren voor de elektronische communicatie. Vanaf dat moment wordt de papieren versie niet meer toegepast maar de elektronische weg gekozen om berichten uit te wisselen tussen overheid en burger.
Communicatie en voorschriften ondernemers en rechtspersonen
Ondernemers en rechtspersonen (en burgers die daarvoor kiezen) worden bericht via elektronische communicatie. De overheid deponeert het bericht in een portaal. Vanuit dat portaal gaat vervolgens een email aan de geadresseerde met een waarschuwing dat het bericht klaar staat. De geadresseerde moet vervolgens inloggen op het portaal om het bericht op te halen en te lezen.
Deze emails komen meestal van een server van DEHU (dit staat voor Dirección Electrónica Habilitada Única oftewel letterlijk “Uniek Opgegeven Elektronische Adressering”), het centrale elektronische portaal voor officiële berichten van Spaanse overheden. Een ander portaal is Red SARA (een ander overheidssysteem voor verwerking van communicatie). Maar niet alle overheden zijn aangesloten op dit systeem.
Om een digitaal bericht te kunnen ‘ophalen’ is een zogenaamde ‘digitale handtekening’, de ‘firma digital’ of ‘certificado de usuario’ nodig. Dit is een klein softwarebestand, veelal met de extensie ‘*.p12’, wat geïnstalleerd wordt op de computer. Daarmee wordt een digitale handtekening geïntegreerd in een browser zoals Google Chrome of Microsoft Edge. Deze kan dan worden opgeroepen als je je bij een webpagina van de overheid moet identificeren.
Aan de digitale handtekening is een email verbonden en de overheid zal die email gebruiken voor alle berichtgeving. Let op deze afzenders:
- dehu@correo.gob.es
- DEHú / RedSara
of let op de tekst: “Aviso puesta a disposición de nueva notificación”.
Vanaf het moment waarop de kennisgeving in het elektronische portaal beschikbaar is gesteld (een moment dat plaatsvindt vóór de ontvangst van de email) heb je 10 dagen de tijd om in te loggen met je digitale handtekening en te tekenen voor ontvangst van het bericht. Doe je dat niet dan kan het betreffende overheidsorgaan het bericht als ‘betekend’ beschouwen en gaan de termijnen lopen. Als je niet reageert, mis je dus mogelijk kansen op het laten horen van je mening, of een bezwaar in te dienen of iets te krijgen waar je recht op hebt.
Veel voorkomende problemen
Je voelt het al aan. Als de persoonlijke overhandiging niet lukt of de email vanuit het portaal niet wordt bezorgd, komt het bericht nooit aan. Dit gebeurt veel.
Als we kijken naar de post- of persoonlijke bezorging is het eerste dat opvalt dat in Spanje geen uniek, actueel, centraal adressenbestand van burgers is. Er is vaak een ratjetoe van adressen bij verschillende overheidsdiensten.
Volgend probleem is dat in veel gebieden, met name de nieuw ontwikkelde gebieden buiten de steden waar vaak buitenlanders wonen, de post niet wordt bezorgd. Het kan soms jaren duren voordat de Spaanse postdienst het gebied in de bezorgingsroutes kan of wil opnemen.
Er is ook veel kritiek op het elektronische systeem dat als ‘onveilig’ en ‘onzeker’ wordt ondervonden. De email kan bijvoorbeeld in de spam terecht komen. Vaak worden de digitale handtekeningen door adviseurs of tussenpersonen aangevraagd en die vullen dan hun eigen email in, niet die van de cliënt. Op die manier kunnen berichten soms bij de verkeerde terecht komen.
Ook gaat het veel fout bij overdrachten van ondernemingen of wisseling van bestuurders. De bestaande digitale handtekening wordt dan van rechtswegen ingetrokken, terwijl de nieuwe nog niet kan worden aangevraagd. Of bijvoorbeeld bij vereffening van een onderneming. Zodra deze niet meer is ingeschreven, kan de digitale handtekening niet meer worden verlengd.
Voorts is er niet echt één centrale digitale brievenbus voor officiële berichten van Spaanse overheden. DEHú is als zodanig bedoeld, maar in de praktijk is het veiliger om DEHú te zien als het belangrijkste verzamelpunt, maar niet als een absolute garantie dat daar werkelijk alles binnenkomt. Sommige instanties gebruiken daarnaast of exclusief hun eigen elektronische zetel of specifieke portalen, zoals de Spaanse belastingdienst, de sociale zekerheid of de verkeersdienst. Daarom is het verstandig om bij twijfel ook het portaal van de betreffende instantie zelf te controleren.
Tenslotte zijn er ook criminelen die dit soort berichten imiteren, waardoor mensen denken een officieel bericht te ontvangen, maar feitelijk in de val lopen. Kijk daarom goed naar de afzender, klik niet zomaar op elke link, maar ga naar de officiële website van het portaal dat als afzender wordt vermeld om daar in te loggen.
Tips:
- Controleer dat je adressen voor berichtgeving juist staan bij de belangrijkste instanties;
- Controleer regelmatig of er berichten in DEHú staan;
- Zorg dat het e-mailadres bij je firma digital klopt. Laat je firma digital niet op naam/e-mailadres van een adviseur staan zonder duidelijke afspraken;
- Stuur elk bericht van DEHú direct door aan je adviseur of advocaat. Wacht niet tot dag 9 of 10: soms werkt het certificaat, de browser of het portaal niet.
Herstel van niet ontvangen berichten
Als een bericht van de overheid je niet heeft bereikt, maar daar wel rechtsgevolgen aan zijn verbonden, is de zaak niet altijd verloren. Er bestaat veel rechtspraak over onjuiste of onzorgvuldige kennisgevingen. Als de overheid niet zorgvuldig heeft gehandeld, kunnen de gevolgen soms worden teruggedraaid. Wel geldt: wacht niet af. Hoe sneller wordt gereageerd, hoe groter de kans dat herstel nog mogelijk is.
Federico Espinosa