Steeds meer werknemers wonen als gevolg van emigratie permanent in Spanje, maar blijven gewoon in dienst bij een werkgever uit hun oorspronkelijke thuisland. De werknemer werkt vanuit huis in Spanje, staat daar op de loonlijst en is daar sociaal verzekerd. Dat kan prima worden ingericht, zoals we al eerder hebben bericht: https://lexforis.com/nl/telewerken-vanuit-spanje-voor-een-buitenlands-bedrijf-eu/
Maar wat gebeurt er wanneer die werknemer af en toe terugkomt naar het oorspronkelijke thuisland? Een paar dagen voor overleg, twee weken om cliënten te bezoeken of misschien twee maanden voor een project? Dan wordt het fiscaal verrassend snel ingewikkeld.
Inhoudingen inkomstenbelasting
De meeste belastingverdragen tussen Spanje en Europese landen stammen uit een tijd waarin structureel thuiswerken vanuit een ander land nauwelijks voorstelbaar was. Ze zijn juridisch nog steeds toepasbaar, maar sluiten niet altijd mooi aan bij de huidige werkelijkheid.
Voor de inkomstenbelasting bepalen de meeste belastingverdragen kort gezegd dat loon in beginsel belast wordt in het woonland, tenzij de werkzaamheden fysiek in het andere land worden uitgevoerd.
Loonheffing voor een werknemer die in Spanje woont en als telewerker vanuit Spanje de arbeid verricht, moet dus in beginsel in Spanje worden afgedragen. Maar zodra hij/zij naar het land van vestiging van de werkgever komt en daar fysiek een deel van de arbeid verricht, krijgt dat land in veel gevallen het recht om het salaris dat aan die werkdagen kan worden toegerekend te belasten.
Vaak wordt gedacht dat zolang een werknemer minder dan 183 dagen in het andere land werkt, daar geen inkomstenbelasting verschuldigd wordt. Dat is echter maar één van de voorwaarden. De uitzondering geldt alleen als aan drie voorwaarden tegelijk wordt voldaan. Eén daarvan is dat de werkgever niet gevestigd is in het land waar de arbeid fysiek wordt verricht.
Bijvoorbeeld: bij een telewerker van een Nederlandse werkgever die fysiek een deel van de werkzaamheden in Nederland verricht, wordt aan die voorwaarde niet voldaan. In theorie kan daardoor zelfs één Nederlandse werkdag al relevant zijn en kan over het salaris dat aan die dag kan worden toegerekend in Nederland belasting verschuldigd zijn, terwijl de werknemer fiscaal inwoner van Spanje blijft.
Inhoudingen sociale verzekeringspremies
Een veelgemaakte fout is om loonbelasting en sociale zekerheid als één geheel te behandelen. Dat zijn twee verschillende systemen.
Waar inkomstenbelasting verschuldigd is, wordt bepaald door het relevante belastingverdrag. Voor sociale zekerheid gelden binnen de EU Verordening 883/2004 en de bijbehorende uitvoeringsregels.
Een werknemer die gewoonlijk in Spanje, maar ook soms in andere EU-landen werkt, kan onder de Europese regels bijvoorbeeld uitsluitend onder de Spaanse sociale zekerheid blijven vallen wanneer hij/zij een substantieel gedeelte van de werkzaamheden in het woonland Spanje verricht. De EU-regels zijn er juist op gericht dat slechts één socialezekerheidsstelsel van toepassing is.
Dat wordt in de praktijk vastgelegd met een A1-verklaring. Buitenlandse werkdagen betekenen dus niet automatisch dat ook buitenlandse sociale premies verschuldigd worden.
Toename bureaucratie en administratie
Als je deze theorie in de loonadministratie moet verwerken, wordt het complex. Er moet worden bijgehouden hoeveel werkdagen daadwerkelijk in het andere land zijn verricht en welk deel van het salaris daaraan kan worden toegerekend.
Dat kan betekenen dat naast de bestaande Spaanse loonadministratie ook in het andere land payroll- en inhoudingsverplichtingen ontstaan om de loonheffingen correct te verwerken.
Een werknemer die af en toe terugkomt op kantoor kan zo ineens met twee fiscale loonadministraties te maken krijgen, terwijl voor de sociale zekerheid maar één land bevoegd blijft.
Inkomstenbelasting telewerker
Ook heeft dit invloed op de uiteindelijke inkomstenbelasting van de telewerker. In Spanje moet vervolgens worden voorkomen dat over hetzelfde inkomen tweemaal belasting wordt betaald.
Er moet worden gekeken naar de toerekening van het salaris aan de verschillende werkdagen, mogelijk een correctie van reeds ingehouden Spaanse belasting en uiteindelijk verrekening of voorkoming van dubbele belasting.
Voor werkgevers: kijk verder dan alleen de verdragsregels
Wanneer een telewerker in Spanje tijdelijk terugkomt naar het EU-land waar de werkgever is gevestigd, is het verstandig eerst het volledige plaatje te bekijken voordat de bestaande loonadministratie wordt gewijzigd.
Het relevante belastingverdrag kan inderdaad een heffingsrecht geven aan het land waar de werkgever is gevestigd. Maar daarmee is nog niet bepaald hoe de loonadministratie praktisch moet worden ingericht, hoe dubbele belasting in Spanje wordt voorkomen en welk land bevoegd blijft voor de sociale zekerheid.
Bij grensoverschrijdend telewerken is de juridische hoofdregel soms het eenvoudigste onderdeel. De praktische uitvoering ervan kan kostbaar zijn, terwijl het fiscaal neutraal blijft voor werkgever en werknemer.
Lex Foris kan werkgevers en werknemers helpen om vooraf te bepalen welke fiscale en sociale verplichtingen ontstaan wanneer vanuit verschillende EU-landen wordt gewerkt.
Roeland van Passel