De Spaanse wetgever heeft zich eindelijk aangesloten bij de andere Europese landen die een systeem van digitalisering van bepaalde openbare procedures hebben geïmplementeerd. In dit geval richten we ons op de digitalisering van de oprichting van een bedrijf, hoewel dit niet de enige procedure is die online kan worden uitgevoerd.
Waarom wordt een online procedure voor de oprichting van een bedrijf geïmplementeerd?
De hervorming van de toepasselijke wetgeving inzake de oprichting van vennootschappen is gebaseerd op Richtlijn (EU) 2019/1151 van 20 juni 2019, die vereist dat de lidstaten hun wetgeving aanpassen in een poging om de mogelijkheden voor partijen om bepaalde procedures op afstand, 100% online, uit te voeren, te harmoniseren. Dit maakt deel uit van de “Strategie voor een digitale eengemaakte markt voor Europa”.
De wetgever heeft de vereisten van de richtlijn geïmplementeerd in Wet 11/2023 van 8 mei 2023, samen met de implementatie van drie andere richtlijnen. Dit had vorig jaar al moeten gebeuren, maar beter laat dan nooit.
Hoe kan ik online een bedrijf oprichten?
Om een bedrijf op te richten, moet je dezelfde stappen volgen als bij het persoonlijk oprichten van een bedrijf. Het verschil is dat de handtekening bij de notaris via een videoconferentie wordt gezet en dat het indienen van de documenten bij het handelsregister ook elektronisch gebeurt.
Of je nu persoonlijk ondertekent of online, je moet de nodige documentatie verkrijgen en een oprichtingsakte ondertekenen samen met de statuten. Hiervoor stelt de overheid sjablonen beschikbaar die in het Spaans en Engels worden gepubliceerd.
Om online een vennootschap op te richten, moet aan de volgende eisen worden voldaan:
- Een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (SL) oprichten;
- Elektronisch geld inbrengen of de betaling uitstellen door middel van een aansprakelijkheidsverklaring van de partners;
- Ondertekenen via videoconferentie en door middel van een gespecialiseerd systeem voor elektronische handtekeningen.
Als de door de staat verstrekte sjablonen worden gebruikt, moet de registratie in het handelsregister binnen 6 werkuren na het indienen van de documentatie worden voltooid. Als de sjablonen niet worden gebruikt, is de deadline vijf werkdagen vanaf de dag volgend op de dag van indiening.
Aanpassing van notarissen
Volgens de regelgeving moet ondertekening op elk notariskantoor mogelijk zijn. Daartoe moet het notariskantoor zijn systeem aanpassen aan de digitalisering. Gezien de praktijk bij andere wettelijke aangelegenheden is het waarschijnlijk dat niet alle notarissen een dergelijk systeem zullen implementeren en dat het dus niet op alle notariskantoren mogelijk zal zijn om te ondertekenen. Als je geïnteresseerd bent in het online oprichten van een S.L. kun je contact met ons opnemen zodat we je kunnen helpen bij het samenstellen van de documentatie en het vinden van een notaris voor de ondertekening.
Selena Escandell Beutick