Het handelsregister van Valencia heeft aan alle ondernemingen die staan ingeschreven een brief gestuurd. Deze brief wordt door veel mensen geïnterpreteerd als een aanmaning met nare gevolgen als er niet wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden. Alleen het handelsregister van Valencia stuurt dit soort berichten, overigens. Andere handelsregisters niet. Hier vind je een voorbeeld.
Het is geen aanmaning, meer een waarschuwing of ‘dringend advies’ om je boeken te legaliseren, onder verwijzing naar je verplichtingen als onderneming zoals neergelegd in de artikelen 25 tot 27 van het Codigo de Comercio (Spaanse Wetboek van Koophandel). Het geeft een opsomming van bepaalde verplichtingen en een eigen interpretatie van de gevolgen in civiele en fiscale sfeer als niet voldaan wordt aan deze verplichtingen. De manier van schrijven wijkt de indruk dat je in de problemen komt met Hacienda en civiel aansprakelijk bent, als je het advies niet opvolgt.
Dit ‘advies’ is op misleidende manier geschreven naar mijn mening. De stijl van schrijven doet me denken aan spam e-mails die ik regelmatig ontvang over domeinregistratie (voorbeeld). Deze e-mails doen het voorkomen alsof ze van een officiële instantie komen en dat als je niet betaalt, je domein verdwijnt. De afzender is echter niet meer dan commercieel bedrijf dat niets met officiële domeinregistratie te maken heeft. Toch trappen veel mensen in op deze e-mails en daar zit de winst van dit commercieel bedrijf.
Zoals hierna uitgelegd, heeft het handelsregister Valencia ongeveer 4 miljoen redenen om bedrijven op deze manier te benaderen.
Codigo Comercio en de verplichtingen
Het is waar dat op 22 augustus 1885 het “Codigo de Comercio” is geboren en dat daarin verplichtingen zijn opgenomen die toen wellicht als logisch of redelijk beschouwd konden worden. Je moet volgens de artikelen 25-27 van het Codigo de Comercio verschillende ‘boeken’ verplicht bijhouden. Verplichtte financiële ‘boeken’ zijn een inventarisatie, de jaarrekening en een dagboek. Andere verplichtte boeken zijn het aandeelhoudersregister en de notulen.
Het idee van de regeling in het Codigo de Comercio (let wel, dit idee is meer dan 125 jaar geleden geboren) is dat de papieren versie van de notulen en het aandelenregister, na oprichting van de vennootschap, wordt ‘gelegaliseerd’. Dit is in de praktijk niet meer dan een stempel op elke (nog lege) pagina van een stapel blanco papier, en een stikker met handtekening van het register, voordat dit papier in gebruik wordt genomen. Alle pagina’s van die stapel papier moeten zijn genummerd in chronologische volgorde. Als bijvoorbeeld de notulen eenmaal zijn gedrukt op het gestempelde en genummerde papier, dan kan niemand deze nog veranderen door er even een pagina uit te halen en opnieuw tussen te stoppen. Dat zou meteen opvallen. De nummering loopt dan namelijk niet meer chronologisch en er staat geen stempel op de betreffende pagina.
Hetzelfde geldt (beter gezegd gold) voor de financiële boeken. Vóórdat je boekingen mag doen in bijvoorbeeld het dagboek, moet het papier waarop de boekingen worden genoteerd worden gelegaliseerd. Vervolgens wordt van de directeur verwacht dat binnen 4 maanden na sluiting van het boekjaar die inmiddels met boekingen gevulde pagina’s opnieuw worden gelegaliseerd, maar dan gebonden in boekvorm.
De gedachte ook hier is het voorkomen dat achteraf de cijfers worden gemanipuleerd. Het is -in de setting van 1885- een redelijk goed systeem om ervoor te zorgen dat er niet gesjoemeld wordt met de boeken, aangezien wijzigingen (na legalisatie) meteen opvallen en de boeken, zeker als ze eenmaal gebonden zijn, niet meer veranderd kunnen worden. Zoals je begrijpt zegt de legalisatie op zich niets over de inhoud en de juistheid van de cijfers. De legalisatie bevestigt alleen dát díe cijfers die zijn geboekt.
De regeling uit de Codigo de Comercio is door de jaren weliswaar hier en daar aangepast, maar de bewuste artikelen over legalisering niet. Deze wetgeving is dus ruimschoots achterhaald. De middelen om boeken te controleren verschilt vandaag de dag natuurlijk wezenlijk van die van 1885.
Gevolgen in de civiele sfeer van het niet nakomen van deze verplichtingen
Zoals gezegd zijn de verplichtingen uit de Codigo de Comercio gericht op het zoveel onmogelijk maken om met de boeken te sjoemelen. Het heeft dus een intern en extern aspect.
- Intern: naar de aandeelhouders, die over correcte en waarheidsgetrouwe informatie moeten beschikken om de directie te kunnen censureren en controleren;
- Extern: voor investeerders of zakenpartners, die een correct en waarheidsgetrouw financieel beeld van de vennootschap willen hebben om de juiste beslissingen te kunnen nemen over zakelijke relaties met de vennootschap;
Gevolgen in civiele sfeer voor het niet legaliseren zijn er niet. Een directeur of ondernemer die de cijfers niet laat legaliseren kan wellicht formeel wat worden verweten, maar in de praktijk maakt niemand zich daar zorgen over, behalve het handelsregister, want die mist inkomen uit de legalisaties.
Andersom geredeneerd, zoals gezegd voorkomt legalisatie niet dat er gesjoemeld wordt met de boeken. Een ondernemer of directeur die fraude pleegt is niet bevrijd van die fraude op het moment dat hij de boeken legaliseert.
In 2017 waren er meer dan 120.000 ondernemingen geregistreerd bij het handelsregister in de deelstaat Valencia. Als al deze ondernemingen hun boeken laten legaliseren tegen het tarief van ongeveer 33,50 € ex IVA (voor de 3 ‘verplichte’ boeken) dan begrijp je waarom het handelsregister meer dan 4 miljoen redenen heeft om ondernemingen bang te maken met dit soort berichten.
Gevolgen in de fiscale sfeer van het niet nakomen van deze verplichtingen
Het is pertinent niet waar, wat deze brief van het handelsregister Valencia suggereert, dat je financiële administratie zonder legalisatie elke bewijskracht verliest tegenover Hacienda. Ik ben jaarlijks betrokken bij veel inspecties, en de digitale gegevens die zo uit de boekhouding worden geëxporteerd, worden direct geaccepteerd door Hacienda. De controle die daarop volgt is namelijk enerzijds gericht op een vergelijking met de aangiftes die zijn gedaan, of de aangegeven cijfers overeenstemmen met de cijfers uit de boekhouding. Anderzijds is controle met name gericht op controle van de onderliggende bescheiden (boekstukken): facturen, contracten, notariële aktes, bonnetjes, bankafschriften, etc.
Bij mij in de praktijk zijn geen gevallen bekend waar het niet legaliseren tot gevolg heeft dat Hacienda een eenvoudige uitdraai uit je boekhouding niet als voldoende bewijs beschouwd. In geen enkel heeft de Inspecteur er zelfs maar om gevraagd. In de jurisprudentie ben ik evenmin gevallen tegengekomen. Integendeel, de wet zegt uitdrukkelijk dat je bewijs mag leveren op alle wettelijke manieren. Gelegaliseerde boeken aanleveren is er slechts één van. De legalisatie heeft geen enkele toegevoegde waarde in de bewijsvoering, omdat de cijfers uiteindelijk alleen een reflectie zijn van de onderliggende boekstukken. Zoals gezegd, een ondernemer heeft pas een probleem met de fiscus als die onderliggende stukken een ander beeld tonen dan de ingediende aangiftes. Een legalisatie van de gemanipuleerde cijfers lost dat probleem niet op.
Uiteraard, als je toch graag hebt dat al je boeken gelegaliseerd worden, dan is daar niets op tegen. Die keus laten we over aan onze cliënten.
Roeland van Passel