Voor iedereen die in Spanje wil kopen, huren, werken, investeren of ondernemen, is het NIE-nummer een onmisbare eerste stap. Het nummer zelf is eenvoudig, maar het traject om het te verkrijgen is dat zelden. De Spaanse bureaucratie kent strikte formaliteiten, regionale verschillen en regels die regelmatig worden aangescherpt.
Daardoor zien we in onze praktijk dat veel aanvragers tegen dezelfde valkuilen aanlopen.
Hoewel elke situatie anders is, zijn er een aantal terugkerende problemen die de procedure onnodig vertragen. Hieronder lichten we de meest actuele knelpunten toe en geven we advies om deze te voorkomen.
Buitenlandse volmachten niet meer vanzelfsprekend geaccepteerd
Een van de grootste struikelblokken van de afgelopen tijd is het gebruik van buitenlandse volmachten. Waar een Nederlandse of Belgische notariële volmacht vroeger vaak volstond, zien we dat de Spaanse autoriteiten deze steeds vaker weigeren, zelfs wanneer zij in het Spaans zijn opgesteld en voorzien zijn van apostille.
Wat wél wordt geaccepteerd, zijn Spaanse notariële volmachten waarin expliciet staat vermeld dat de gevolmachtigde bevoegd is om het NIE nummer namens u aan te vragen.
Advies: laat een volmacht altijd vooraf beoordelen door een advocaat of lokale jurist. Zo voorkomt u dat u later voor verrassingen komt te staan.
Kleine fouten in formulieren met grote gevolgen
De formulieren die onderdeel zijn van de NIE-procedure, zoals de EX-15 en het betaalformulier 790-012, lijken op het eerste gezicht overzichtelijk, maar worden in de praktijk streng beoordeeld. Een klein foutje kan ertoe leiden dat u opnieuw een afspraak moet maken, wat in sommige regio’s kan betekenen dat u weken verder bent.
Veel gemaakte fouten zijn onder andere: namen die niet exact overeenkomen met het paspoort (denk aan accenten, volgorde of dubbele achternamen), verkeerd aangevinkte vakjes, ontbrekende gegevens of een betaling van formulier 790 die niet correct verwerkt is. Ook het ontbreken van kopieën of niet-geprinte documenten kan tot afwijzing leiden.
Het formulier 790-012 wordt door de Spaanse autoriteiten vrijwel uitsluitend geaccepteerd wanneer de betaling rechtstreeks bij een Spaanse bank is gedaan, waarbij het betalingsbewijs door de bank moet zijn afgestempeld om geldig te zijn.
Advies: laat de formulieren en betalingsbewijzen vooraf controleren. Zo voorkomt u dat een administratieve misser uw procedure vertraagt.
De beruchte “cita previa”
Een ander punt van frustratie voor veel aanvragers is het boeken van de cita previa, de verplichte afspraak bij de politie of extranjería. Het systeem is vaak overbelast, en wat nog verwarrender is: niet elk kantoor biedt dezelfde diensten aan.
We zien in de praktijk dat cliënten soms een afspraak maken op een kantoor dat helemaal geen NIE-aanvragen voor niet-residenten afhandelt, of dat ze de verkeerde categorie selecteren. Het resultaat is dat men na soms weken wachten te horen krijgt dat de aanvraag niet in behandeling kan worden genomen.
Door ervaring weten wij welke kantoren wél de juiste dienst leveren en op welke momenten nieuwe afspraakmogelijkheden verschijnen. Het correct boeken van de afspraak scheelt vaak veel tijd en frustratie.
Grote regionale verschillen
Tot slot is het belangrijk te beseffen dat Spanje geen uniform proces hanteert. Waar het ene kantoor soepel werkt, kan een ander kantoor aanvullende eisen stellen. Zo vragen sommige regio’s om extra identificatie, een bewijs van woonadres, of een beëdigde vertaling van bepaalde documenten. In andere provincies volstaat juist een minimalistische set documenten.
Voor cliënten kan dit verwarrend zijn: wat in Madrid in één afspraak geregeld is, kan in Alicante of Valencia om extra rondes documentatie vragen. De sleutel is dus lokale kennis en voorbereiding.