Vele overheidsinstanties stellen strenge eisen aan documentatie dat uit een andere lidstaat wordt verkregen, zoals bijvoorbeeld een overlijdenscertificaat of een huwelijksakte. Deze moet alle handtekeningen en stempels bevatten en vertaald worden naar de officiële taal van de lidstaat waar het document zal worden gebruikt, afgestempeld met een Apostille. Dit waarmerk is het ultieme bewijs voor buitenlandse overheden dat een document echt is.
De apostille kost echter geld en tijd, dus is een belemmering van het Europese vrije verkeer van personen en goederen. Stapje bij beetje proberen de Europese overheden de toepassing van dit waarmerk te versoepelen.
In 2016 is de Europese Verordening 2016/1191, van 6 juli 2016, in werking getreden, op grond waarvan bepaalde openbare documenten niet hoeven te worden gelegaliseerd, en dus geen apostille vereisen. Dit is een aanpassing op het Verdrag van Den Haag uit 1961, op grond waarvan de legalisatieprocedure binnen de Europese Unie werd vervangen door een stempel en/of apostille.
Het idee achter deze uitzonderingen is om de interne markt van de Europese Unie te versoepelen. Wanneer geen extra formaliteiten nodig zijn om documentatie in het buitenland in te dienen bij de publieke of private instanties, wordt het gemakkelijker voor de Europese inwoners om handelingen te verrichten in een andere lidstaat, zoals bijvoorbeeld het inschrijven van het huwelijk in de lidstaat waar je naartoe verhuist, of het accepteren van de nalatenschap van een oudtante in Italië.
De uitzondering is enkel van toepassing op een bepaald aantal openbare documenten. Deze documenten kunnen zijn afgegeven door overheidsinstanties, notarissen of de rechterlijke instanties. Het gaat hierbij om de volgende documenten:
– Geboorte, in leven zijn of overlijden
– Naam
– Huwelijk, echtscheiding, geregistreerd partnerschap en ontbinding hiervan
– Afstamming, adoptie
– Woonplaats
– Nationaliteit
– Afwezigheid strafblad (enkel wanneer dit wordt afgegeven door de lidstaat van afkomst voor de lidstaat van residentie)
Voor veel van deze documenten heeft de Europese wetgever modelformulieren gemaakt, in alle Europese talen, zodat beëdigde vertaling ook niet meer nodig is.
Daarnaast zijn er individuele Europese verordeningen die min of meer dezelfde erkenning van andere documenten of certificaten regelt, waaronder bijvoorbeeld Uitvoerbare Rechterlijke Uitspraken of de Europese Verklaring van Erfrecht.
In alle overige gevallen blijft een apostille en beëdigde vertaling noodzakelijk, zolang de wetgeving van de lidstaat van bestemming dit vereist. Op een volmacht die in Nederland wordt getekend ter gebruik in Spanje zal dus wel een apostille moeten worden geplaatst en als deze niet in twee talen is opgemaakt, zal er een beëdigde vertaling bij moeten komen.
Op de beëdigde of gewaarmerkte vertalingen van de uitgezonderde documenten hoeven ook geen apostilles te worden aangevraagd, zolang de vertaler is ingeschreven als beëdigde vertaler in het land waar hij/zij werkzaam is. Alle lidstaten zullen deze vertalingen moeten accepteren, op grond van de Verordening.
Selena Escandell Beutick