Wanneer een werknemer besluit binnen een land te verhuizen, zijn er meestal niet veel gevolgen waarmee rekening moet worden gehouden. Maar wanneer de werknemer naar een ander land verhuist, lijkt het een stuk ingewikkelder. Het idee van internationale verdragen en vrijheidsbeginselen (vrij verkeer van personen en kapitaal) is gebaseerd op het principe dat er niets verandert, maar in de praktijk is de juridische situatie niet zo duidelijk.
Het goede nieuws voor werknemers en bedrijven is dat er oplossingen zijn die niet erg duur zijn en waarvoor het bedrijf zich niet in Spanje hoeft te vestigen.
Terminologie
Telewerker of Digitale Nomad moet niet worden verward met “gedetacheerde werknemers”. Deze laatsten zijn werknemers die voor hun werk tijdelijk worden overgeplaatst zonder intentie om te emigreren. Hun bedrijf stuurt hen bijvoorbeeld naar een specifieke locatie om een project uit te voeren. De figuur van de ’telewerker’ is vergelijkbaar met die van de ‘digitale nomad’. Het zijn werknemers die op eigen initiatief van woonplaats veranderen, met als bijzonderheid dat ze naar een woonplaats in het buitenland verhuizen. Hun bedrijf is niet actief in dat land en heeft daar ook geen activiteiten.
Verschillen tussen de digitale nomad en de gedetacheerde werknemer zijn:
- Tijdelijkheid: de digitale nomad emigreert, verandert zijn vaste woonplaats. De gedetacheerde werknemer verandert tijdelijk zijn vaste woonplaats, zonder de intentie te emigreren.
- Belasting: de digitale nomad wordt fiscaal inwoner van het land waarnaar hij emigreert. De gedetacheerde werknemer behoudt zijn fiscale woonplaats in het land van herkomst, ondanks dat hij feitelijk in een ander land woont.
Employer of Record (EOR)
Er zijn bedrijven die een dienst als “tussenwerkgever” of “Employer of Record (EOR)” aanbieden. Deze bedrijven zorgen voor het opstellen van de arbeidsovereenkomst met de werknemer (in overeenstemming met de Spaanse arbeidswetgeving) en factureren vervolgens aan het contracterende bedrijf in het land van herkomst. Hierdoor kan het buitenlandse bedrijf de arbeidsrelatie in stand houden en kan de werknemer zijn diensten op afstand blijven verlenen, zonder dat het buitenlandse bedrijf een wettelijke vestiging in Spanje hoeft op te richten.
Voordelen: Het bedrijf verliest de werknemer niet; het bedrijf hoeft geen loonbelasting en sociale premies in Spanje rechtstreeks aan de Spaanse staat te betalen, maar betaalt deze via de EOR.
Nadelen: De prijs van de dienst; de werknemer moet het contract met zijn werkgever beëindigen om een nieuw contract met de EOR aan te gaan, waardoor hij anciënniteitsrechten of andere rechten kan verliezen.
Payroll Service Provider (PSP)
Goedkoper is de “Payroll Service Provider (PSP)” of “Gestion de nomina”. In dit geval verleent de PSP alleen de salarisadministratiedienst: berekening, indiening en advies. De PSP helpt het bedrijf alleen om aan bepaalde fiscale vereisten in Spanje te voldoen.
Voordelen: het bedrijf verliest de werknemer niet, de prijs, de werknemer behoudt zijn arbeidscontract
Nadelen: het bedrijf moet de inkomstenbelasting en sociale premies in Spanje rechtstreeks aan de Spaanse staat betalen.
Toepasselijk recht
In het algemeen kan worden geconcludeerd dat de partijen het toepasselijke recht kunnen kiezen, mits de minimumrechten van beide landen worden gerespecteerd. In geval van een geschil moet de zaak worden beoordeeld volgens het recht van het land waar de werknemer woonachtig is. Dat betekent dat bij gebruik van de PSP-dienst niets hoeft te worden gewijzigd in de bestaande arbeidsovereenkomst tussen het bedrijf en de telewerker.
Dwingende Spaanse arbeidsrechten die voorrang kunnen hebben:
- Interprofessioneel minimumloon (SMI);
- Maximale werktijd en rusttijden;
- Preventie van arbeidsrisico’s;
- Non-discriminatie en gelijkheid;
- Verbod op kinderarbeid;
- Collectieve en vakbondsrechten;
- Vergoeding van kosten voor telewerk (volgens de interpretatie van wet 10/2021);
- Verplichte dekking door het Spaanse socialezekerheidsstelsel.
Binnen de EU zijn de minimumrechten echter praktisch hetzelfde in alle landen. Veel verschillen zullen er vermoedelijk dus niet zijn.
Volksverzekeringen
Volgens de Europese regelgeving moet een werknemer die zijn normale werkzaamheden in zijn land van verblijf verricht, ook al is dat voor een buitenlandse onderneming, in dat land verzekerd zijn en Volksverzekeringen betalen. Bijgevolg:
– Moet het bedrijf zich registreren als niet-ingezeten werkgever in Spanje;
– Moet het een Código Cuenta de Contribución (CCC) openen en maandelijks sociale premies afdragen aan de Spaanse overheid voor deze werknemer.
Belastingen – IRPF
De werknemer heeft zijn fiscale woonplaats naar Spanje verplaatst en is dus fiscaal inwoner van dit land voor de IRPF. Bijgevolg:
– Het bedrijf moet bij de AEAT (Spaanse belastingdienst) zijn geregistreerd als niet-ingezetene. Uitsluitend om te voldoen aan zijn fiscale verplichtingen als inhoudingsplichtige en premiebetaler, zonder economische activiteiten in Spanje te ontplooien.
Overige praktische aspecten
In het algemeen blijft dus alles hetzelfde, met als enige uitzondering in situaties waarin de Spaanse wet een hoger minimum zou bepalen waarvan niet kan worden afgeweken:
- Vakantie: De wetgeving van het land van de werkgever is van toepassing wat betreft het aantal dagen, het opbouwsysteem en het opnemen van vakantie;
- Vergoedingen of compensaties voor onkosten: Dit zijn rechten die niet algemeen als “dwingend” worden beschouwd. Daarom geldt wat in de overeenkomst is overeengekomen volgens de wetgeving van het land van de werkgever;
- Reiskosten. Het meest verstandig is om een soort minimumvergoeding toe te passen om conflicten te voorkomen;
- Ontslagvergoeding: De oorspronkelijke ontslagregeling is van toepassing;
- Risicopreventie: Het is mogelijk om ermee in te stemmen dat de regels van oorsprong van toepassing zijn.
Ziekte
De werknemer is aangesloten bij de Spaanse sociale zekerheid. Hij moet zich dus wenden tot zijn huisarts in het Spaanse openbare gezondheidszorgstelsel (Servicio de Salud de su comunidad autónoma). De Spaanse arts stelt een ziekteverklaring op (Incapacidad Temporal). Dit wordt behandeld zoals voor elke andere werknemer die in Spanje is aangesloten, ongeacht of zijn werkgever in het buitenland is gevestigd.
De betaling van het loon tijdens ziekteverlof is afhankelijk van de duur van het verlof:
| Periode | Wie betaalt |
| Dagen 1–3 | Het bedrijf kan al dan niet betalen (afhankelijk van het contract of de cao) |
| Dagen 4–15 | La empresa paga el 60% del salario (La empresa no lo recupera) |
| Dagen 16 tot 20 | De Spaanse sociale zekerheid betaalt 60% van het loon rechtstreeks (maar het bedrijf betaalt dit voorschot via de loonstrook en houdt het vervolgens in op de sociale verzekeringen) |
| Dagen 21 en verder | De Spaanse sociale zekerheid betaalt 75% van het loon rechtstreeks (maar het bedrijf betaalt dit voorschot via de loonstrook en houdt het later in op de sociale verzekeringen) |
Het bedrijf kan gunstigere voorwaarden bieden (bijvoorbeeld 100% van het loon vanaf de eerste dag), maar nooit minder dan het Spaanse minimum.
Laat Lex Foris je voorlichten over de meest praktische en efficiënte manier om dit in te richten.
Roeland van Passel