Wanneer je je in Nederland wilt inzetten voor een Goed Doel en dit zelf in beheer wilt hebben, kies je er waarschijnlijk voor om een Stichting op te richten. In Spanje kom je dan eerder uit bij een “Asociación”, wat eigenlijk een vereniging is.
Een andere optie in Spanje is het oprichten van een “Fundación”, maar dat is voor de meeste mensen en Goede Doelen té ingewikkeld en té kostbaar, daarom zal ik daar verder niet op in gaan.
Het oprichten van een Asociación is ook niet eenvoudig, maar ik zal proberen de basisstappen uiteen te zetten in dit artikel.
Bestuursorgaan
Ten eerste heb je minimaal drie mensen nodig om het bestuursorgaan te vormen: Voorzitter, Secretaris en Penningmeester. Als het een kleinschalig project betreft, raad ik aan om het klein te houden: Zoek de twee andere leden dicht bij jezelf. Denk aan je partner, ouders, goede vriendin. En betrek er niet meer mensen bij dan nodig is, want op dit moment denken jullie misschien hetzelfde over alles, maar dat kan in de toekomst veranderen en voor je het weet nemen anderen je project over.
Kies twee mensen uit waar je 100% vertrouwen in hebt en/of mensen die zich inhoudelijk niet met jouw project willen bemoeien, maar je wel willen steunen bij de administratieve zaken van je Asociación. Een belangrijke tip: zorg dat jullie alle drie (of meer) beschikken over een digitale handtekening in Spanje (certificado digital).
Het is wettelijk niet verplicht om je Asociación officieel in te schrijven bij het Registro de Asociaciones, maar in de praktijk zul je niet kunnen functioneren zonder dat je Asociación staat ingeschreven.
Om de Asociación in te schrijven, moet je de volgende documenten opstellen in het Spaans:
- Oprichtingsakte: hierin staat wie jullie zijn en dat jullie de Asociación gaan oprichten;
- Lijst van leden van het bestuursorgaan;
- Statuten.
Naam Asociación
Als je een naam hebt bedacht voor je Asociación, bedenk dan meteen een aantal reservenamen. De kans is namelijk groot dat het Register je favoriete naam afwijst omdat deze in hun ogen teveel lijkt op een al bestaande Asociación. Houd er ook rekening mee dat het Register waarschijnlijk aanvullende eisen stelt zoals het benoemen van het doel van je Asociación in de naam. Als je project bijvoorbeeld gericht is op de bescherming van de straatkatten, zal het Register willen dat je in de naam van je Asociación de inzet voor bescherming van dieren laat terugkomen. Dit kun je algemeen houden of heel specifiek maken.
Statuten
In de Statuten moet je de meest belangrijke punten van je Asociación opnemen. Denk bijvoorbeeld aan de plaats van vestiging van je Asociación met het oog op de subsidies die je kunt aanvragen. Maar ook moet je vastleggen welke doelen je voor ogen hebt en welke activiteiten je wilt uitvoeren om de gestelde doelen te bereiken.
Wil je leden werven, denk dan goed na over de voorwaarden waaraan deze leden moeten voldoen en neem dat op in de statuten, want leden hebben namelijk stemrecht.
Het gebeurt zelden of nooit dat het Register de tekst meteen goedkeurt. Wij kunnen helpen bij het opstellen van deze tekst.
Wanneer de Asociación is ingeschreven bij het Registro de Asociaciones, kun je deze soms ook nog inschrijven bij een ander register dat is gespecialiseerd in hetzelfde gebied, maar ook bij de gemeente waar je Asociación staat ingeschreven. Dit is handig voor de aanvraag van gemeentelijke subsidies.
Boekhouding
Wanneer je Asociación is ingeschreven, moet deze worden aangemeld bij de belastingdienst. Je moet hiervoor een fiscaal nummer aanvragen én een digitale handtekening.
De meeste kleinschalige Asociaciones hoeven geen belastingaangifte te doen. Houd wel altijd goed bij wat de inkomsten en uitgaven zijn.
Ook is het belangrijk om de afspraken die het bestuur maakt goed vast te leggen in een document.
Donaties, subsidies en andere inkomsten
Om donaties te ontvangen, is het handig om te beschikken over een bankrekening op naam van je Asociación. Niet alleen zodat de fiscus niet denkt dat je ineens meer inkomen hebt waar je geen belasting over betaalt, maar ook zodat de donateurs zien dat je het geld niet in eigen zak steekt. Mensen maken liever geld over naar een bankrekening op naam van de Asociación, dan dat ze het overmaken naar een privérekening.
Om subsidies te kunnen ontvangen is het overigens noodzakelijk dat de Asociación een bankrekening heeft. Het openen van een bankrekening is helaas een lange en moeizame procedure! Hier kunnen wij je ook bij helpen.
Tot een bepaald bedrag aan inkomsten, hoeft de Asociación geen belastingaangifte te doen.
Laat dit controleren.
Als je Asociación activiteiten verricht en hiervoor iets rekent, kan het zijn dat er IVA moet worden afgerekend. Laat ook dit controleren.
Overig
Denk bij het oprichten van je Asociación ook aan de verplichting om te voldoen aan de regels van de persoonsgegevensbescherming, maar ook aan een mogelijk verplichte W.A.-verzekering, bijvoorbeeld voor bepaalde activiteiten die je Asociación verricht of voor de vrijwilligers die zich aansluiten.
Ilonka Dekker