De afgelopen jaren hebben buitenlanders, zowel particulieren als bedrijven, die activiteiten ontplooien of belangen hebben in Spanje (zoals investeringen, onroerend goed of arbeidsrelaties) te maken gehad met administratieve kennisgevingen die niet op tijd of te laat werden ontvangen.
Het arrest van het Hooggerechtshof (kamer voor geschillen) 597/2025 van 21 mei 2025 wijzigt enkele regels over wanneer een kennisgeving als geldig wordt beschouwd en wat onder “poging tot kennisgeving” wordt verstaan.
Niet-residente buitenlandse natuurlijke personen
Veel particulieren hebben onroerend goed, bankrekeningen of fiscale zaken in Spanje, maar wonen buiten het land. Dit kan complicaties opleveren bij het ontvangen van kennisgevingen van de belastingdienst, gemeenten of de sociale zekerheid.
Wat zegt arrest 597/2025?
Dit arrest verduidelijkt dat:
- De overheid niet hoeft te eisen dat de geadresseerde de kennisgeving persoonlijk in ontvangst neemt voordat de wettelijke termijn is verstreken;
- Als kan worden aangetoond dat er een poging tot kennisgeving is gedaan (bijvoorbeeld dat de postbode een bericht heeft achtergelaten met de volledige beslissing), wordt de procedure niet als vervallen beschouwd, ook al wordt de kennisgeving pas dagen later opgehaald.
Wat betekent dit voor u?
Als de overheid probeert u binnen de wettelijke termijn in kennis te stellen, zelfs als u niet in Spanje bent of het bericht niet leest, is de handeling geldig. U kunt dus de mogelijkheid om in beroep te gaan verliezen als u niet oplet.
Aanbeveling voor natuurlijke personen
Het beste wat u kunt doen is een vertegenwoordiger in Spanje aanwijzen met bevoegdheden om kennisgevingen in ontvangst te nemen. De wet staat toe dat u een derde (advocaat, beheerder of gevolmachtigde) aanwijst om namens u kennisgevingen in ontvangst te nemen.
U kunt ook:
- Een geautoriseerd e-mailadres (DEHú) aanmaken, als u een NIE-nummer en een digitaal certificaat hebt.
- Kennisgevingen laten bezorgen op kantoor of op een vertrouwd fysiek adres (bijvoorbeeld waar een familielid woont of de beheerder van uw eigendom).
- Elektronische vertegenwoordiging aanvragen als u over een erkend buitenlands digitaal certificaat beschikt.
Buitenlandse rechtspersonen (bedrijven)
Buitenlandse bedrijven met filialen, vertegenwoordigingen, bouwprojecten of handelsbetrekkingen in Spanje zijn verplicht om met de Spaanse overheid te communiceren, met name op het gebied van belastingen, arbeid en stedenbouw, via elektronische communicatie, d.w.z. met behulp van het digitale certificaat van het bedrijf.
Wat betekent uitspraak 597/2025 voor uw bedrijf?
Bij procedures zoals fiscale sancties, vergunningen, inspecties of administratieve beroepen is de termijn van zes maanden waarbinnen de overheid een beslissing moet nemen van cruciaal belang. Als er vóór het verstrijken van die termijn een geldige poging tot kennisgeving is gedaan, wordt de beslissing als tijdig genomen beschouwd, ook al komt deze later bij het bedrijf aan.
Dit betekent dat u een kennisgeving na de termijn kunt ontvangen en geen beroep kunt doen op verval, als er een eerdere correcte poging is gedaan die niet is gedetecteerd omdat er geen actief kennisgevingskanaal was.
Wat gebeurt er als mijn bedrijf geen kantoor in Spanje heeft?
Veel niet-ingezeten bedrijven hebben geen fysieke vestiging of personeel in Spanje, waardoor ze niet beschermd zijn tegen kennisgevingen. In deze gevallen is het van essentieel belang om:
- Geregistreerd te zijn in het NOTIFIC@- of DEHú-systeem (verplicht voor bedrijven).
- Te beschikken over een persoon of kantoor met bevoegdheden om de kennisgevingen te beheren.
- Een fiscaal adres of adres voor kennisgevingen in Spanje vast te stellen.
Aanbeveling voor bedrijven
Het is essentieel om een vertegenwoordiger of gevolmachtigde in Spanje aan te wijzen, die bevoegd is om kennisgevingen in ontvangst te nemen en op te treden tegenover de overheid.
Het is ook raadzaam om:
- Een volmacht voor vertegenwoordiging bij de AEAT of de sociale zekerheid te ondertekenen.
- Een officieel e-mailadres te registreren en dit regelmatig te controleren.
- Een intern protocol op te stellen met het kantoor voor het snel ontvangen, controleren en beantwoorden van kennisgevingen.
Wat gebeurt er als ik niets doe?
Zowel buitenlandse natuurlijke personen als rechtspersonen lopen het risico om:
- Sancties te krijgen zonder mogelijkheid tot beroep, omdat u een kennisgeving niet op tijd hebt gelezen.
- Belangrijke termijnen te missen (bezwaarschriften, correcties, verlengingen, pleidooien…).
- Administratieve besluiten (beslagleggingen, boetes, sluitingen…) zonder voorafgaande kennisgeving ten uitvoer te zien komen.
En met de nieuwe doctrine van STS 597/2025 hangt de geldigheid van de kennisgeving niet af van het feit of u deze leest of ontvangt, maar van het feit of de overheid kan aantonen dat zij dit binnen de wettelijke termijn heeft geprobeerd, zodat deze binnen de termijn kan worden uitgevoerd en dus geen verval van de sanctieprocedure veroorzaakt, wat financiële gevolgen voor u kan hebben.
Wilt u advies over deze kwestie? Neem dan gerust contact met ons op.
Selena Escandell Beutick