Wanneer buitenlandse bedrijven, waaronder Nederlandse, in Spanje handelend willen optreden, is één van de eerste essentiële stappen het aanvragen van het Fiscale Identificatienummer (CIF), ook wel bekend als het N.I.F. (Nummer van Fiscale Identificatie). Hiervoor moet een uittreksel uit het handelsregister overlegd worden. In Nederland staat dit register bekend als KVK (Kamer van Koophandel), in België als Kruispuntbank, en in het Verenigd Koninkrijk als Companies House.
Zodra het NIF is verkregen, moet het bedrijf communiceren met de Spaanse administratie via een digitale handtekening. En hier beginnen de uitdagingen.
De FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre), beroemd geworden door de serie “La Casa de Papel”, is een van de instellingen die verantwoordelijk is voor het uitgeven van digitale certificaten in Spanje. Er is echter een vereiste die het proces bemoeilijkt: het uittreksel uit het handelsregister moet een geldigheid hebben van maximaal 15 dagen. Deze termijn zorgt ervoor dat de gepresenteerde informatie actueel is en voldoet aan de Spaanse fiscale en juridische vereisten.
Nu, stel je al deze bureaucratie voor wanneer de klant zich niet in Spanje bevindt en de procedure via vertegenwoordiging moet worden uitgevoerd. De uitdaging wordt alleen maar groter! Eerst moeten we een machtiging opstellen om namens de klant te handelen. Vervolgens zoeken we een notaris die dit document kan bekrachtigen, plannen we een specifieke datum om de procedure namens de klant bij te wonen, en hopen we dat het actuele KVK uittreksel correct geapostilleerd is en samen met de ondertekende machtiging wordt verzonden. Klinkt simpel? Absoluut niet! We hebben gevallen meegemaakt waarin het KVK-document wel aankwam, maar de machtiging vergeten was in de verzending. Geloof het of niet!
Wanneer we eindelijk alles in handen hebben, moeten we ervoor zorgen dat de documenten op tijd op ons kantoor zijn, zodat we een nog beschikbare afspraak bij Hacienda (Spaanse Belastingdienst) kunnen vinden. En dat betekent nog niet dat de CIF automatisch zal worden uitgegeven. Als de verantwoordelijke ambtenaar oordeelt dat iets incorrect of incompleet is, zal de CIF-aanvraag alsnog worden afgewezen.
Is dit een echte marathon of niet?
Waarom moet het KVK uittreksel maximaal 15 dagen geldig zijn?
- Garantie van Geactualiseerde Informatie en Fiscale Nauwkeurigheid
Bedrijven kunnen snel veranderingen ondergaan, zoals wijzigingen in het adres of de bedrijfsstructuur. De 15-dagen termijn zorgt ervoor dat de AEAT (Spaanse Belastingdienst) werkt met betrouwbare en actuele gegevens; - Gemak van Verificatie en Goedkeuring van de CIF
Een actueel KVK uittreksel vereenvoudigt de beoordeling door Hacienda, waardoor vertragingen worden verminderd en de efficiëntie van het CIF-toekenningsproces wordt verhoogd; - Preventie van Fraude en Fiscale Risico’s
Recente documentatie voorkomt het gebruik van verouderde of frauduleuze informatie, wat het Spaanse fiscale systeem beschermt tegen inactieve of risicovolle bedrijven.
Wat gebeurt er als het KVK uittreksel niet binnen de termijn valt?
Als een bedrijf een KVK uittreksel indient die ouder is dan 15 dagen, wordt de CIF-aanvraag afgewezen. Bovendien zal het niet mogelijk zijn om het NIF te verkrijgen met een verlopen KVK uittreksel. Zonder CIF en zonder digitale handtekening kan het bedrijf niet communiceren met de Spaanse belastingdienst of belastingaanslagen ontvangen. Dit kan het functioneren van het bedrijf in het land aanzienlijk vertragen, waardoor het openen van bankrekeningen, het aannemen van werknemers en het uitgeven van facturen onmogelijk wordt.
Conclusie
De eis van de FNMT voor een KVK uittreksel met een geldigheid van maximaal 15 dagen bij het aanvragen van een CIF is een fundamentele maatregel om transparantie, veiligheid en efficiëntie in het Spaanse belastingstelsel te waarborgen. Voor buitenlandse bedrijven is het essentieel om deze regel te begrijpen en na te leven om tegenslagen te voorkomen en een succesvolle toetreding tot de Spaanse markt te garanderen.
En voor degenen die dit proces via vertegenwoordiging doen, zijn geduld en planning essentieel. Tenslotte kan elke stap een uitdaging worden, en uiteindelijk moet alles op zijn plaats vallen zodat het bedrijf zonder onverwachte problemen kan opereren. De klant, de notaris en de gestoría moeten synchroon en efficiënt werken, want elke fout kan het gehele proces in gevaar brengen. Een echte race tegen de klok!
Danielle Coppola Vargas