Lex Foris is al jaren geleden begonnen met een omschakeling naar een digitale omgeving, een proces dat eind dit jaar zal zijn voltooid. Lex Foris zal vanaf dat moment de meest voorkomende diensten volledig online kunnen aanbieden. De meest recente implementatie zijn de nieuwe online vergaderzalen. We hebben onze managing partner, Roeland van Passel, gevraagd naar zijn redenen voor dit vooruitstrevende programma en de manier waarop het de dienstverlening beïnvloedt.
Wanneer bent je met dit programma begonnen?
Eigenlijk is het begonnen in Denemarken, 1995, waar ik als uitwisselingsstudent in het buitenland kennis heb gemaakt met internet als middel om te communiceren met de universiteit in mijn thuisland. Mijn Master ging over informatierecht en rechtsinformatica, een compleet nieuw gebied en toen zag ik de immense mogelijkheden van internet. We waren de het eerste advocatenkantoor in Nederland met een website en daarvoor moest ik html programmeren leren en hoe internet functioneert.
Het lijkt erop dat je er al een hele tijd mee bezig bent, hoe komt dat?
Door de jaren heen is ons kantoor de digitale evolutie voor gebleven, zij het in een gematigd tempo, omdat de maatschappij er niet klaar voor was om ons tempo bij te houden. Vanaf 2000 werd al onze inkomende correspondentie gescand, om het gebruik van papier te verminderen. In 2006 zijn we begonnen met de ontwikkeling van onze eigen software. Toen kwam de financiële crisis en moesten we extra investeringen bevriezen. In 2014 zijn we weer verder gegaan, maar alle software van 2006-2008 was achterhaald. De programmeurs waren niet meer beschikbaar en we moesten vanaf nul beginnen, zowel met de wederopbouw van het kantoor als de software. Mijn partners konden het niet bijbenen, dus ik moest het alleen doen, vandaar een laag budget. Daarnaast kon ik mij slechts beperkt toeleggen op het project. Vergeet niet dat ik daarnaast ook het groeiende kantoor moest managen en uitbreiden.
Ik denk dat het vertraagde tempo uiteindelijk ten goede is gekomen, want het was een enorme leercurve waar we alleen maar intern last van hebben gehad. Onze cliënten hebben nooit iets gemerkt van de interne aanpassingen, maar ze zullen profiteren van betere software zonder de frustratie van beginnersfouten.
Hoe zit het met de bestaande kantoorruimtes, zullen ze verdwijnen?
Een deel van de bedenkingen die we hebben gehad om tot dit punt te komen waarop we volledig digitaal gaan hebben te maken met de perceptie van buitenaf. Tot voor kort hebben we gemerkt dat men je niet helemaal serieus neemt als je niet veel kantoren op verschillende locaties had. Ons bedrijfsmodel is gebaseerd op vertrouwen, en hoe kun je een online kantoor vertrouwen, toch? Het heeft lang geduurd voordat in onze bedrijfstak algemeen aanvaard is dat je vrijwel 100% digitaal functioneert, maar ik denk dat de recente wereldwijde lock down situatie een zetje in de goede richting heeft gegeven.
Hoe zullen cliënten profiteren van deze digitalisering?
Nou, om te beginnen hebben we dit jaar onze tarieven met 50% verlaagd op een aantal belangrijke gebieden van de dienstverlening, vooruitlopend op de implementatie van de software. De reden hiervoor is dat als sommige processen door software worden aangestuurd, onze professionals tijd besparen en de cliënt dus geld bespaart.
Het is vanzelfsprekend dat onze cliënten er ook van profiteren. Met de meeste van hen hebben we een langdurige relatie. Als we een deel van de kosten die ze ons betalen in het bedrijf herinvesteren, moeten ze ook profiteren van het rendement.
Hoe zit het met de persoonlijke benadering? Niet elke cliënt waardeert het om met software te moeten omgaan of om via een scherm te moeten communiceren.
Wij zijn ons terdege bewust van het evenwicht tussen efficiëntie en de behoefte van cliënten van persoonlijke aandacht. Helaas is Spanje een land waar alles twee keer zo lang lijkt te duren. Eenvoudige administratieve procedures nemen veel tijd in beslag, wat een volledige persoonlijke betrokkenheid zo duur maakt. Ik denk dat onze cliënten zullen begrijpen dat bepaalde eenvoudige administratieve procedures kunnen worden geautomatiseerd zonder verlies van kwaliteit van de dienstverlening. Bovendien kan het hen geld besparen. Daarbij komt dat cliënten weten dat er achter de schermen personen werken die altijd bereid zijn tot persoonlijke toelichting.
Wat de videoconferenties betreft, deze hebben we al geïmplementeerd sinds de geboorte van Skype, meer dan 20 jaar geleden, en tot nu toe hebben we nog nooit een klacht gehad. Onze cliënten zien de voordelen in tijdsbesparing en begrijpen dat onze tijd beter besteed kan worden aan hun zaak dan aan het reizen om hen persoonlijk te ontmoeten.
Wordt het digitale kantoor verplicht voor alle cliënten?
Nee, helemaal niet, elke cliënt die de geleverde diensten in oude stijl wil, zal ze op deze manier blijven ontvangen. Degenen die bereid zijn over te stappen naar het digitale kantoor zullen volledige assistentie hebben in de omschakeling en zullen er stap voor stap doorheen geleid worden. Maar in ieder geval hebben we professionals in de backoffice die waakzaam zijn voor de belangen van onze cliënten en er klaar voor staan om een menselijk gezicht te tonen wanneer de cliënt dat op prijs stelt.
Petra Koeman