Een bank beroven is makkelijker

Bureaucratie NIE aanvraag

16 / mei

Sinds enkele maanden heeft de Spaanse overheid een nieuwe manier gevonden om het aanvragen van een N.I.E. nummer verder te bemoeilijken. Hoewel de Spaanse Hoge Raad al in 2007 verschillende uitspraken heeft gedaan dat de Spaanse wet niet discrimineert tussen Spaanse en buitenlandse notariële aktes, trekken steeds meer regionale kantoren van de dienst Buitenlanders (Extranjeria) zich hier niets van aan.

Ze accepteren geen vertegenwoordigers meer die een notariële volmacht hebben die in het buitenland is opgemaakt. De aanvrager moet persoonlijk verschijnen, of de vertegenwoordiger moet een notariële volmacht hebben van een Spaanse notaris. Volmachten van buitenlandse notarissen worden niet meer geaccepteerd.

Wat is een N.I.E.?

Het N.I.E. (Numero de Identificación de Extranjeros) is niet meer dan een persoonsgebonden identificatienummer waarmee overheden in hun software makkelijker gegevens kunnen verwerken. Spanjaarden krijgen een D.N.I., buitenlanders een N.I.E., bedrijven een C.I.F.. Het gaat dan met name om de controle van fiscale verplichtingen, het betalen van WOZ belasting, overdrachtsbelasting, inkomstenbelasting, BTW en vennootschapsbelasting. Je zou verwachten dat het N.I.E. nummer dus wordt uitgegeven door de belastingdienst, maar dat is niet het geval. De Spaanse overheid heeft de Dienst Buitenlanders aangewezen om het N.I.E. uit te geven aan natuurlijke personen.

Het aanvragen van een N.I.E.

In de begin jaren 2000 was het relatief eenvoudig om een N.I.E. te verkrijgen via een aanvraagformulier met kopie paspoort en pasfoto, dat ingediend kon worden door elke  vertegenwoordiger. Het N.I.E. nummer was nog niet verplicht bij ondertekening van een notariële akte en alle belastingenafdrachten werden verwerkt via een algemene code die niet persoonsgebonden was. Dit maakte het moeilijk om buitenlandse belastingbetalers te identificeren en te controleren, vandaar dat het N.I.E. verplicht werd bij elke economische transactie waar een belastingplicht uit voortvloeide.

Vanaf dat moment is een beleid gevoerd om het zo moeilijk mogelijk te maken om een N.I.E. te verkrijgen. De eerste verandering was dat het N.I.E. enkel nog persoonlijk aangevraagd kon worden, dus niet meer via een vertegenwoordiger. Het was niet mogelijk een afspraak te maken, dus je moest de hele dag in lange rijen gaan staan voor het N.I.E. en hopen dat je vóór de sluitingstijd om 14 uur nog aan de beurt kwam. Er was geen onderscheid tussen aanvragers van de EU of buiten de EU.

Als gevolg van de protesten van professionals, is besloten dat vertegenwoordigers toch wel werden toegelaten, maar dan enkel met een notariële volmacht. Dat leek een verbetering maar tegelijkertijd verzonnen ze dat het N.I.E. certificaat een geldigheid had van slechts 3 maanden. Dit leidde tot de interpretatie van vele instanties dat het N.I.E. zelf niet meer geldig zou zijn na 3 maanden. Onzin want het N.I.E. blijft het hele leven hetzelfde, maar de discussies die dat opleverde heeft geleid tot nieuwe protesten waardoor deze limiet werd opgeheven. In die periode was de onroerend goed crisis op hoogtij en buitenlandse kopers waren schaars. Spanje leed daaronder dus hebben we enkel jaren relatief eenvoudig N.I.E. nummers kunnen aanvragen met notariële volmachten opgemaakt in Spanje of het buitenland. Je moest dan wel een ochtend in de rij staan, maar dat was alles.

Toen kwam Covid en werd in Spanje het werken op afspraak ontdekt. De Dienst Buitenland vond dit systeem ideaal om nog minder efficiënt te worden en de lange rijen voor hun deuren te elimineren. Je kunt vandaag de dag enkel op afspraak bij ze terecht.

Huidige problemen bij aanvragen N.I.E.

Om een afspraak te maken moet je naar een centrale site. Je moet eerst je volledige voornamen invullen, geboortedatum en plaats, paspoortnummer en vervolgens moet je een deelstaat, provincie en specifiek kantoor kiezen waar je de N.I.E. aanvraag wilt indienen. Als er op dat kantoor geen afspraak beschikbaar is binnen de drie maanden, dan kun je geen afspraak plannen. Je krijgt geen bericht als er een afspraak open valt en er worden geen suggesties gedaan voor mogelijkheden bij kantoren in de buurt. De gegevens worden niet bewaard. Hetzelfde proces moet je herhalen als je in een dorp ernaast bij een ander kantoor een afspraak wil maken, of als je de dag of een week erna wil verifiëren of er misschien toch wel een afspraak is. Zoals je begrijpt is het maken van een afspraak een dagtaak geworden.

Slimme professionals vonden een manier om het tijdrovende afspraken systeem te vergemakkelijken met de creatie van een BOT die automatisch continue alle gegevens op verschillende tijdstippen en voor verschillende kantoren invult tot er een afspraak gevonden wordt. Daardoor werd de server van het Bureau Buitenland ontoegankelijk en was het gedurende meer dan een jaar vrijwel onmogelijk om afspraken te maken voor mensen die het handmatig deden. Deze professionals boden hun diensten voor het maken van een afspraak aan tegen betaling en werden om die reden opgepakt als ware het een criminele organisatie.

Ondertussen hadden steeds meer mensen zich gericht tot de consulaten van Spanje in het buitenland. Deze hebben inmiddels hun poorten gesloten voor N.I.E. aanvragen. Het is enkel nog mogelijk om dit in Spanje te doen, op afspraak, die dus bijna niet te maken is. Daar komt nu bij dat ze geen notariële volmachten van buitenlandse notarissen meer aanvaarden.

Het is en blijft ons een raadsel waarom het Bureau Buitenlanders zo krampachtig probeert om het zo moeilijk mogelijk te maken een N.I.E. nummer te krijgen. Ik vermoed dat deze laatste eis te maken heeft met de nog steeds bestaande professionals met BOTs die automatische afspraken maken en daar een vergoeding voor vragen. Veel van deze diensten bieden hun cliënten aan alles vanuit het buitenland te kunnen regelen. Spanjaarden zijn van nature achterdochtig en jaloers. Met deze nieuwe eis vermoed ik dat ze professionele bureaus willen dwars zitten, zonder na te denken over de detrimente gevolgen voor goedbedoelende buitenlanders die hun pensioen in Spanje willen besteden.

Roeland van Passel