Cuando las empresas extranjeras, incluidas las holandesas, desean operar en España, uno de los primeros pasos esenciales es solicitar el Código de Identificación Fiscal (CIF), también conocido como Número de Identificación Fiscal (N.I.F.). Para ello, es necesario presentar un extracto del registro mercantil. En los Países Bajos, este registro es conocido como KVK (Kamer van Koophandel), en Bélgica como Kruispuntbank, y en el Reino Unido como Companies House.
Una vez obtenido el NIF, la empresa debe comunicarse con la administración española mediante una firma digital. Y aquí es donde comienzan los desafíos.
La FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre), famosa desde la serie «La Casa de Papel», es una de las instituciones responsables de emitir certificados digitales en España. Sin embargo, hay un requisito que complica el proceso: el extracto del registro mercantil debe tener una validez que no supera 15 días. Este plazo sirve para garantizar que la información presentada esté actualizada y cumpla con los requisitos fiscales y legales españoles.
Ahora, imagina toda esta burocracia cuando el cliente no se encuentra en España y el procedimiento debe realizarse por representación. ¡La carrera solo aumenta! Primero, necesitamos preparar una autorización para actuar en nombre del cliente. Luego, encontramos un notario que pueda formalizar este documento, fijamos una fecha específica para poder asistir al trámite por el cliente, y rezamos para que el KVK actualizado esté debidamente apostillado y enviado junto con la autorización firmada. ¿Parece simple? ¡Nada de eso! Hemos tenido casos en los que el KVK llegó, pero la autorización fue olvidada en el envío. ¡Créelo si quieres!
Cuando finalmente tenemos todo en mano, debemos asegurarnos de que los documentos estén en nuestra oficina a tiempo para luego encontrar una cita disponible en Hacienda (Agencia Tributaria Española). Y esto no significa que el CIF se emitirá automáticamente. Si el funcionario responsable considera que algo está incorrecto o incompleto, la solicitud del CIF será rechazada, ya que los empleados ni siquiera aprecian la solicitud.
¿Es o no una verdadera maratón?
¿Por qué el KVK debe tener un máximo de 15 días de validez?
- Garantía de Información Actualizada y Precisión Fiscal
Las empresas pueden pasar por cambios rápidos, como la modificación de su dirección o estructura societaria. El plazo de 15 días asegura que la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) trabaje con datos fiables y actuales; - Facilidad en la Verificación y Aprobación del CIF
Un KVK actualizado facilita el análisis por parte de Hacienda, reduciendo retrasos y aumentando la eficiencia del proceso de concesión del CIF; - Prevención de Fraudes y Riesgos Fiscales
La documentación reciente evita el uso de información desactualizada o fraudulenta, protegiendo el sistema fiscal español contra empresas inactivas o de riesgo.
¿Qué sucede si el KVK no está dentro del plazo?
Si una empresa presenta un KVK con más de 15 días, la solicitud del CIF será rechazada. Además, no será posible obtener el NIF con un KVK vencido. Sin CIF y sin firma digital, la empresa no podrá comunicarse con la administración española ni recibir notificaciones fiscales. Esto puede retrasar significativamente las operaciones de la empresa en el país, impidiendo la apertura de cuentas bancarias, la contratación de empleados y la emisión de facturas.
Conclusión
La exigencia de la FNMT de un KVK con validez de hasta 15 días al solicitar un CIF es una medida fundamental para garantizar transparencia, seguridad y eficiencia en el sistema fiscal español. Para las empresas extranjeras, comprender y seguir esta norma es esencial para evitar contratiempos y asegurar una entrada exitosa en el mercado español.
Y para quienes hacen este proceso por representación, paciencia y planificación son esenciales. Después de todo, cada etapa puede convertirse en un desafío, y al final, todo debe alinearse para que la empresa pueda operar sin imprevistos. El cliente, el notario y la gestoría deben trabajar de manera sincronizada y eficiente, ya que cualquier error puede comprometer todo el proceso. ¡Una verdadera carrera contra el tiempo!
Danielle Coppola Vargas